1ـ متابعة الأعمال .
2 ـ التنسيق بين الإدارات والأعمال الداخلية والخارجية .
3 ـ DCC Document control controller نظام التحكم في الأوراق .
4 ـ مراجعة العقود مع المقايسة عند عمل المستخلصات .
5 ـ عمل تقرير شهري يوضح الموقف التنفيذي لتقدم الأعمال .
6 ـ متابعة وعمل قائمة بنتائج تكسير مكعبات الخرسانة ودمج تربة الإحلال والردم واختبارات المواد ....الخ .
7 ـ مراجعة مستندات التعاقد مع بعضها البعض واستكشاف المتخالف منها (Discrepancy).
8 ـ تقديم مخططات الورشة (Shop Drawings).
9 ـ تقديم المواد للاعتماد من المشرف .
10 ـ استخراج بنود أوامر التغيير (Chang Order)
11 ـ تقديم التفاصيل الفنية .
12 ـ متابعة البرنامج الزمني للمشروع .
** أولاً ادارة العقد الرئيسى
( Construction Administration)
المرحلة الاولى : الاعداد لبدء التنفيذ :
ـ اعداد النظام الخاص بحفظ المستندات المكتب الفنى .
ـ استلام و دراسة و حفظ مستندات العقد الرئيسى و ملف دراسة العطاء مع كافة المرفقات الملحقة بهما .
ـshops drawing اعداد الرسومات التفصيلية .
ـ التصميمات و الرسومات .
ـ التأكد من وجود و استكمال المستندات و التراخيص و التصاريح اللازمة لبدء و استمرار العمل فى المشروع .
ـ اعداد البرامج الزمنية .
ـsite layout اعداد الدراسات الفنية الخاصة بتخطيط الموقع .
ـCASH IN اعداد الدراسات الخاصة بالتدفق المالى للمشروع .
ـ عمل جدوال منفصلة للالتزامات التعاقدية .
ـ عمل جدوال للاختبارات المطلوبة طبقا لمستندات التعاقد .
ـ REVISED BILL اعداد قائمة الكميات المعدلة .
ـ متابعة استلام الدفعة المقدمة (اذا نص عليها بشروط العقد) .
المرحلة الثانية : مرحلة التنفيذ :
ـ الاشتراك مع مدير المشروع او من يفوضة فى اعمال استيلام الموقع .
ـ اعداد برنامج استيلام التصميمات و الرسومات .
ـ متابعة نظام حفظ المستندات الخاصة بالمكتب الفنى و التأكد من سلامته .
ـ متابعة تنفيذ الالتزامات التعاقدية تجاة العميل / اطراف اخرى و استيفاء المراسلات و المستندات الخاصة بالعقد الرئيسى و دراسة ما يمكن الاستفادة بة من بنود لصالح الشركة .
ـ تجميع بيانات التقارير الدورية الخاصة بالعميل / الاستشارى/ إدارة الشركة للعرض على مدير المشروع / العملية وإخراجها .
ـ تجميع بيانات المتابعة الداخلية الخاصة بالشركة نماذج ( أ – ب ).
ـ متابعة الكميات المنفذة وتأثيرها على البرامج الزمنية .
ـ( Cost Control ) مراقبة التكاليف .
ـ متابعة إعداد دفاتر الحصر الخاصة بالاعمال .
ـ إعداد وإخراج المستخلصات الدورية .
ـ إستيلام وحفظ وتوزيع نتائج الاختبارات الفنية .
ـ استيفاء وتوثيق أوامر التغيير الخاصة بالعقد الرئيسى وعلاقتها بالبرامج الزمنية والمالية للمشروع / العملية .
( Claims ) إعداد المطالبات بناءاً على بنود العقد .
ـ التصوير الدورى للاعمال المنفذة بدءا من تاريخ استيلام الموقع .
ـ متابعة استيفاء دفتر الاحوال و دفتر الزيارات .
المرحلة الثالثة : مرحلة تسليم الاعمال :
ـ التأكد من استكمال الحصر النهائى للاعمال مع التأكد من استيفاء كافة بنود الاعمال المذكورة فى العقد الرئيسى و ملحقاتة .
ـ استيفاء مستندات تسليم الاعمال / المراحل / المبانى و اعداد مستندات التسليم الابتدائى .
ـ اعداد و اخراج المستخلص الختامى .
ـ اعداد و استيفاء مستندات انهاء العقد .
ـ اعداد و تجميع و اعتماد رسومات التنفيذ من الاستشارى / العميل طبقا لشروط العقد( AS BUILT DRAWING)
ـ اعداد الكتالوجات و دفاتر الصيانة و الضمان و تسليمها للعميل .
ـ المراجعة النهائية لنظام مستندات المشروع و التعديل النهائى للفهارس الخاصة بة فى حالة وجود تعديلات .
ـ تجميع المستندات الخاصة بالتقرير النهائى للمشروع و اعداده .
ـ الحصول على شهادات حسن الاداء / الانجاز و ذلك بالاشتراك مع مدير المشروع .
ـ متابعة خطابات الضمان و التأمين المحجوز .
** ثانيا : عقود مقاولى الباطن
(Sub – contractors administration)
اعداد مستندات طرح مقاولى الباطن :
ـ مراجعة دراسة مقاولى الباطن / الموردين فى ملف العطاء
ـ وضع النقاط الاساسية لشروط العقد مع مقاولى الباطن و الاشتراك فى الاختيار و التعاقد معهم .
ـ استيلام عقود مقاولى الباطن/ الموردين و كافة المستندات الملحقة بها و عمل ملف لكل منهم ضمن نظام حفظ المستندات الخاص بالمكتب الفنى .
ـ التأكد من معرفة مقاولى الباطن بالبرامج الزمنية الخاصة بهم و اية اعمال اخرى متداخلة و عمل جدوال منفصلة لكل منهم بنوع بدء الاعمال و انهاؤها .
ـ التأكد من معرفة مقاولى الباطن باللوائح و الاشتراطات الخاصة بالعمل بالموقع .
ـ دراسة امكانيات مقاولى الباطن و مناقشة تصوراتهم او خطتهم لاداء الاعمال و مدى ملائمتها لحجم و نوع المشروع / العملية و توافق مواعيد التوريدات ( خامات / مون / معدات ) مع البرامج الزمنية .
المرحلة الثانية : مرحلة التنفيذ :
ـ الحصول على كشوف و بيانات العمالة الخاصة بمقاولى الباطن .
ـ التأكد من التزام مقاولى الباطن و العمالة الخاصة بهم بلوائح و نظم اشتراطات العمل فى الموقع .
ـ التنسيق بين مقاولى الباطن فى بنود الاعمال المختلفة .
ـ متابعة حجم انجاز مقاولى الباطن لدراسة و حل المشاكل و تقيم الاداء .
ـ عقد اجتماعات دورية مع مقاولى الباطن لدراسة و حل المشاكل و تقيم الاداء .
ـ اعداد دفاتر الحصر و المستخلصات الخاصة بمقاولى الباطن .
ـ اعداد و اصدار اوامر التغير الخاصة بمقاولى الباطن .
ـ اعداد و اصدار الانذرات الخاصة بمقاولى الباطن .
المرحلة الثالثة : مرحلة تسليم الاعمال :
ـ اخطار مقاولى الباطن بمواعيد تسليم فيما يتعلق بعقودهم .
ـ مراجعة حجم الاعمال لكل مقاول باطن طبقا للعقد الخاص به و اوامر التغير الملحقة به .
ـ تجميع الانذارات الخاصة بكل مقاول باطن و تأثيرها على مستحقاتة .
ـ اعداد و حصر المواد و الخامات و الادوات المسحوبة من مخازن الشركة لمقاولى الباطن .
ـ استيفاء بنود العقد من ناحية المستندات لكل مقاول .
ـ اعداد اوجة القصور فى اعمال مقاولى الباطن و اعداد تقرير عن اداء كل منهم للاسترشاد به فى المشروعات الاخرى .
**ثالثا : الاحتياجات و المشتريات
( purchasing )
المرحلة الاولى : الاعداد لبدء التنفيذ :
ـ اعداد قوائم تفصيلية باحتياجات المشروع و مستلزمات المشروع .
ـ الحصول على نسخ عقود الموردين عن طريق مكتب فنى ادارة المشروعات .
ـ حفظ قوائم منتجات و اسعار الخامات و المواد و الادوات المتوقع استخدمها اثناء التنفيذ .
ـ مراجعة توافق مواعيد التوريدات مع البرامج الزمنية للمشروع .
ـ الحصول على العينات و الكتالوجات .
المرحلة الثانية : مرحلة التنفيذ :
ـ زيارة المصنع او الورشة و التأكد من جودة تصنيع التوريدات و مطابقتها للمواصفات و توافق الانتاج مع مواعيد التوريد .
ـ التأكد من مواعيد و وسائل الشحن و النقل الى الموقع و متابعة مواعيد وصول التوريدات و توافقها مع البرامج الزمنية و اوامر الشراء .
ـ فحص التوريدات عند وصولها و مطابقتها للمواصفات و العينات المعتمدة و تواريخ الصلاحية الخاصة بها بالاضافة للكتالوجات او شهادات الاختبار المرفقة ..... الخ .
ـ التأكد من التخزين السليم للتوريدات .
ـ المراجعة الدورية لحجم المخزون و استكمال الناقص فى مواعيد مناسبة .
المرحلة الثالثة : مرحلة تسليم الاعمال :
ـ اعداد الختاميات الخاصة بالموردين و مقارنتها بالكميات المذكورة بعقودهم .
ـ اعداد قوائم بتوريدات كل بند او نوعية و تكلفتة الاجمالية .
ـ اعداد تقرير عن الموردين ومدى التزامهم بالمواصفات و المواعيد و بنود التعاقد .
**رابعا : اعداد و متابعة البرامج الزمنية و المالية
( project control " cost , schedules )