لتحقيق الأهداف التي يسعى إليها البرنامج فقد قسمت محتوياته إلى 6 وحدات تدريبية تحقق كل منها هدفاً تفصيلياً ، وتتضمن كل وحدة عدة موضوعات رئيسية على النحو التالي :

الوحدة الأولى : طبيعة أعمال السكرتارية وإدارة المكاتب

ـ  السكرتارية مفهومها – أنواعها – أهميتها .

ـ  مواصفات القائمين بأعمال السكرتارية التنفيذية.

ـ  مهارات وقدرات السكرتير الفعال .

ـ  السكرتارية وعلاقتها بالإدارة المكتبية .

الوحدة الثانية : الاتصالات في مجال السكرتارية :

ـ  طبيعة وأهمية عملية الاتصال فى عمل السكرتارية.

ـ  عناصر عملية الاتصال .

ـ  معوقات الاتصال .

ـ  تحليل ردود الفعل الاتصالية .

ـ  مهارات الحديث والإنصات الفعال للسكرتير.

ـ  مهارات السكرتير فى التعامل مع الأنماط  المختلفة من البشر

الوحدة الثالثة : السكرتارية ومهارات تنظيم الوقت وإدارة الاجتماعات :

ـ  طبيعة وأهمية إدارة وقت المدير .

ـ  مضيعات الوقت ودور السكرتير فى معالجتها .

ـ  متطلبات التنظيم الفعال للوقت ودور السكرتير  فى تحقيقها .

الوحدة الرابعة : الاتصالات الكتابية وإعداد التقارير :

ـ  أنواع المراسلات الإدارية .

ـ  طبيعة وأهمية التقارير .

ـ  عناصر التقرير .

ـ  أنواع التقارير .

ـ  خصائص التقارير الجيد .

ـ  مراحل كتابة التقارير .

الوحدة الخامسة : توثيق المعلومات :

ـ  طبيعة وأهمية التوثيق.

ـ  نظم تصنيف الوثائق والترميز.

ـ  أنظمة الفهرسة والأرشيف.

ـ  الاتجاهات الحديثة في التوثيق.

الوحدة السادسة : التكنولوجيا الحديثة فى أعمال السكرتارية :

ـ التقنيات الحديثة فى أعمال السكرتارية.

ـ التكنولوجيا  أعمال السكرتارية والمحفوظات .

ـ الأتمتة المكتبية فى مجال السكرتارية والتقنيات الحديثة المرتبطة به .

بالإضافة إلى التركيز على مجموعات من المهارات :

ـ مهارات الاستقبال والعلاقات مع الآخرين.

ـ مهارات تحليل الأنماط البشرية.

ـ مهارات عرض التقارير والمكاتب والمراسلات.

ـ مهارات إدارة الوقت وتنظيم الاجتماعات والمقابلات.

ـ مهارات تخطيط وجدولة الأعمال.

ـ مهارات توجيه وقيادة فريق عمل المكتب والسكرتارية.

ـ مهارات حل المشكلات في جميع المواقف.

ـ مهارات الاتصالات الهاتفية.

أساليب التدريب المستخدمة :

سيتم تنفيذ البرنامج اعتماداً على الأساليب التدريبية التالية:

ـ تأصيل الجوانب المعرفية المرتبطة بموضوعات البرنامج من خلال المناقشات الموجهة.

ـ استخدام برامج الحاسب الآلي والتي تستخدم فى السكرتارية .

ـ عرض مرئي لموضوعات البرنامج على الـ  Data Show.

ـ الحالات التي تتناسب مع بيئة عمل المشاركين ووضع الحلول التي تناسب بيئة عملهم .

المواد التدريبية المستخدمة :

سيتم تنفيذ هذا البرنامج اعتمادا على حقيبة تدريبية معدة خصيصاً لهذا البرنامج وسوف يتم تسليم نسخة من دليل  المشارك للمتدرب في بداية البرنامج وسيتضمن  الدليل ما يلي:

1 ـ المحتوى التدريبي الخاص بجميع وحدات البرنامج.

2 ـ التطبيقات المستخدمة في البرنامج وإرشادات حلها.

وسيراعي في تصميم هذا الدليل إمكانية استفادة المشارك منه بعد العودة  للعمل.

 البرامج والتطبيقات المستخدمة :

ـ تطبيقات الحاسب الآلى فى كتابة الرسائل والمذكرات .

ـ تطبيقات الحاسب الآلى فى جدولة المواعيد والاجتماعات

ـ تطبيقات الحاسب الآلى فى حفظ وتوثيق وفهرسة البيانات .

ـ إنشاء قواعد البيانات فى الحاسب الآلى .

ـ الاستدعاء الإلكتروني للبيانات .

ـ إنتاج التقارير باستخدام الحاسب الآلى .

ـ تطبيقات الحاسب الآلي فى لائحة العناوين .

ـ تطبيقات الحاسب الآلي فى ملفات الفاكسات  والإنترنت

ـ تطبيقات الحاسب الآلى فى البريد الالكترونى .

ـ استخدام الحاسب الآلى فى إنشاء نظام معلومات متكامل للمكتب .

Microsoft Word

Microsoft Excel

Microsoft Power Point

ـ مديرو مكاتب القادة والوزراء والمدراء والشخصيات الهامه والمرشحون لشغل هذه الوظائف .

ـ من يراد تأهيلهم للعمل كمديري مكاتب .

ـ العاملون في مجال السكرتارية ومدراء المكاتب .

ـ من يراد تأهيلهم للعمل في السكرتارية .

يهدف هذا البرنامج إلى إكساب المشاركين المعارف الأساسية المرتبطة بأعمال السكرتارية الحديثة وتوثيق المعلومات، وتنمية مهاراتهم لممارسة تلك الأعمال بالفاعلية المطلوبة وإحداث تغيير إيجابي في اتجاهات المشاركين نحو العمل .

 بنهاية هذا البرنامج يكون المشارك قادراً على:-

ـ تحديد المفاهيم المرتبطة بأعمال السكرتارية واستخدامها بطريقة سليمة .

ـ القيام بالاتصال الفعال مع الأطراف المرتبطة بعمل السكرتير .

ـ وضع خطط فعالة لتنظيم الوقت وإدارة الاجتماعات للمدير .

ـ القدرة على إعداد التقارير  الفعالة.

ـ كيفية استخدام عملية التوثيق وحفظ المعلومات بما يضمن الجودة في الاداء .

ـ الاستفادة من الآلات والأجهزة الحديثة في تطوير أعمال السكرتارية .